如何形成有效的会议决议，让会议“时”半功倍？

如何形成有效的会议决议，让会议“时”半功倍？

会议

导读：会议，是企业管理工作中的主要活动之一，是集思广益、分析问题、研究对策及工作部署的主要方式。

但是现在，许多企业的会议却开成了这样：“召开一个会议，各种扯皮，会议花费几个小时，需要解决的问题没有解决，变成一种形式，一种累赘式的日常工作，一次次疲惫的聚集，毫无决议产出的时间浪费……”

低效的会议

近段时间，我也参加了几家企业的内部会议，这些长达1个小时，2个小时，甚至3个小时的会议，到最后却没有形成非常有效的会议决议。有的企业召开两三个小时的会议，最后只形成了两三条会议决议，并且这些会议决议都不具备可操作性：没有责任人、没有具体时间节点、没有具体动作。

围绕企业里面的会议难以形成有效的会议决议这一问题，今天我就与你一起探讨一下，在企业里面开会的过程当中，怎样避免“会而不议，议而不决，决而不行，行而不果”的现象。那么究竟如何形成有效的会议决议，让企业的会议“时”半功倍呢？在这里，我给你分享3个方法：

1、明确会议主题。

很多企业里面所有的会议都叫一个名字，那就是“开会”。会前没有明确的会议主题，比如，“我上午10点要开会；我们今天晚上又要开会了……”而一个管理规范化的企业，每次会议都有明确的主题，“我下午3点钟要开生产协调会；我今天晚上7点钟要开管理变革周例会；我早上9点钟要开生产早会、部门早会。”其实这两种语境的差别，所折射出的就是企业的会议、企业的管理体制是否高效，是否健全。

如果一个会议没有明确的主题，参会人员就无法提前做好准备，也无法将自己持有的观点带到会议上进行分享，更无法将在会议上需要各部门协调的事项安排好，这就是会议首先要有明确的主题和内容的根本原因。

比如，新产品发布会、生产协调会、管理周例会等等，每一个会议都需要有非常明确的主题，只有这样才能够让参会人员在会前有所准备，在会中能够紧扣主题，在会后形成有效的会议决议。

所以，明确的会议主题是形成有效会议决议的先决条件，否则，开会就是在浪费时间。因为人的思维具有发散性，当没有办法围绕着某一个问题或者某一个方面进行讨论的时候，大家就会天南地北的随便说了。当然，有些研讨性质的会议需要发散思维，但是企业里面大部分的会议都是专题会议、主题会议。

2、会议的主持人要紧扣主题。

当会议有了主题以后，就要确定会议主持人。会议主持人最重要的作用就是在会议召开的过程当中，引导各个参会人员都围绕着会议的主题进行发言，如果某个人的发言内容，超越了所预定的会议主题，这个时候主持人就要通过发问的方式或者制止的方式，来让参会人员的发言内容回归到会议主题上来。

比如，企业召开生产协调会，各个参会部门就要围绕着生产计划的达成、生产异常的解决、车间与车间、工序与工序、部门与部门之间的沟通去进行。这个时候与此无关的会外内容，就无需在此会议上进行沟通、交流、讨论。

同时，会议的主持人还要具备形成会议决议的素养。什么是形成会议决议的素养？就是你在主持会议的过程当中，每当一个人发言完毕以后，要总结归纳是否有能够形成会议决议的内容。

什么样的会议决议才是有效的呢？有效的会议决议必须具备三个要素：谁？什么时间？做什么动作？即，责任人、完成时间节点、具体的工作内容。

形成有效的会议决议，需要会议的主持人时时进行纠偏，让各参会人员时时围绕着形成有效会议决议的三个要素，围绕着会议的主题进行沟通、交流、讨论。

一次会议形成多少条决议才算合理呢？以我的经验看，在一个会议上每5分钟应该形成一条会议决议，最多不超过8分钟。

如果当一个问题，当一个事项在会议上5到8分钟内还不能形成一个确定的会议决议的时候，你可以把这个问题本身形成一条会议决议，明确会后什么时间？谁来组织大家？召开一个什么类型的专题会议？不要在这个会议上让大家用发散性思维去讨论一个跟会议主题有关，但不是全部的问题，可以把这个问题剥离出来，另外召开专题会议再来讨论。

紧扣主题是作为会议主持人必备的能力，这是衡量一个会议主持人是否合格的标准。所以，在会上，如果5到8分钟还不能形成一条会议决议的时候，会议主持人就要警觉了，否则你整个的会议就是无效的。

很多人就会问了，如何才能够保证在会上形成这么多的决议呢？这就需要你在会前围绕着会议的主题做大量的会前准备工作了。

3、会议的记录人要善于抓取会议决议。

在会议进行的过程中，会议记录人要将各个部门、各参会人员沟通的内容形成备忘录，整理出会议纪要。会议决议的雏形就是会议纪要，从会议纪要当中抓取会议决议。

只要大家在开会的过程当中达成了一致意见，甚至在沟通的过程当中出现的言语和内容，满足时间节点，工作具体内容和责任主体这3个要素，作为会议记录人就要在第一时间记录下来。

在会议纪要中，会议记录人也要善于抽取满足这3个要素的事项，罗列出来，在会议结束的时候通报一遍所形成的会议决议，再次跟相关参会人员进行确认，把某某责任人，某某时间节点，要完成某项具体的工作通报一次，有问题的话就可以在会上明确一下。

会后，再把这些决议打印出来或者在软件里面进行公示，让各个负责人进行签名确认，最重要的是要让大家按照这些会议决议去执行，并有专人去检查、跟进。

结语

一个会议要形成有效的决议，必须要做到会议有明确的主题、会议的主持人紧扣主题、会议的记录人善于抓取会议决议这3点！从而重塑你企业会议的价值，让你企业远离低效的会议。