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如何确立岗位的职能职责?

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论坛元老

wxsunhao 发表于 2021-4-3 09:55:17 |显示全部楼层
如何确立岗位的职能职责?
原创 张应春 朗欧企管




职能
导读:粗放式管理下的企业,时常因为职务重叠而发生部门间、岗位间相互“扯皮”的现象。很多人抱怨“不是我的事,要我去解决;不应该我承担的责任,要我去承担……”

问题太多,又难以厘清责任。于是,管理者首先想到了要制定一套完善的岗位职能职责,但最后发现责任依然无法厘清,反而导致推诿扯皮的现象更加严重。

问题出在哪?如何正确地确立岗位的职能职责为组织创造价值呢?有5个步骤,缺一不可,本文带你探究一二。

一、制定职能职责的目的是什么?
近段时间,在朗欧咨询辅导的项目企业上,老师刚进驻不久,就有企业方的老板、高管都提到了同样一个需求,“建立、完善各岗位的职能职责”。还有很多没有朗欧老师进驻的企业,同样会面临这个问题。那么针对这个问题,我进行了一点点思考,分享给大家。

首先我们得思考“制定岗位职能职责的目的是什么?我们真实的需求又是什么呢?”我通过对多家企业进行深度地走访调研,我发现我们企业制定岗位职能职责的初衷是奔着企业的问题去的。

什么问题?无外乎管理问题太多和责任不清。所以,我们就试图通过岗位职能职责的建立倒逼责任划分和问题的解决。

事实证明,即便我们完善了岗位的职能职责,并不能很快地让问题减少,让责任分清,反而会导致“推诿扯皮”的现象更加严重。为什么会这样呢?因为职能职责的建立反而成为了大家“推诿扯皮”的依据。

问题多、责任不清,怎么办?很多管理者把希望首先寄托在岗位的职能职责上。每一个人都觉得,很多事情不应该我做的,要我去做;很多责任不应该我担的,要让我去担。所以,我们都建议把岗位的职能职责制定出来。其实 ,背后有着“管理的懒汉思想”,我们本着少干活、少担责任,甚至推卸责任的发心去制定岗位的职能职责。这就是为什么我们制定的岗位职能职责既解决不了问题,也分不清责任的根本原因。

岗位的职能职责本身是一个非常好的管理工具和管理方式。我们究竟应该怎么样确立企业的岗位职能职责呢?有如下5个步骤:

二、确立岗位职能职责的5个步骤
1、组织结构的设计

制定岗位职能职责前首先要明确企业管理的组织架构。而且在设立组织架构的时候,要遵循“三权分置”原则。

“三权分置”,是指具体事务的决策权、监督权、执行权要分属不同部门或岗位,不能集于一身。

比如,在生产管理活动中,PMC部行使生产任务的决策权;生产部执行具体的生产任务,行使的是执行权;财务部、仓储部、业务部等行使的是监督权。

各个部门岗位设置的时候还要遵循“因责任归属而设定”的原则。不要因人设岗,也不要因岗设位,更不要因权设职,岗位的设定要始终围绕着“责任”二字进行。

通常说,管理要遵循等边分配的原则,即权力、利益、责任相当,一个管理得好的企业一定是做到了权力、利益、责任等边分配。所以,你要想做好管理岗位的设置,也要依据责任来进行设定。

2、部门职能的确定

职能部门化是根据业务活动的相似性来设立管理部门的过程。当我们的组织架构图设计出来以后,我们的PMC部、品质部、人力资源部、生产部、技术部、研发部、销售部等各个部门的职能是什么?这个时候要把它明确下来。

3、流程制度的建设

当我们把组织结构、部门职能都确定好以后,要进行流程制度的建设。流程制度的建设就是运作规则的明确。包括横向部门各个岗位之间的流程如何相互链接?相关的制度规定有哪些?流程制度的设计过程,是不断优化的,也是我们确立岗位职能职责必须要走的一个过程。

4、岗位职能职责的确定

我们一定要把前面三步都做好以后才来确定我们岗位的职能职责。所以我们朗欧老师进驻企业以后,基本上要到项目推进的第七、八个月的时候,才开始推行岗位的职能职责。因为职能职责是梳理出来的,不是坐在办公室制定出来的。它需要通过组织结构设计、部门职能的确定、流程制度的建设等过程,需要时间。

5、不断地优化调整

当岗位的职能职责制定好了后并不代表能够一劳永逸。我们还要不断地调整和优化,而且调整和优化一定是从第1步、第2步、第3步、第4步,每一步当中去进行,只有这样才能够让我们的职能职责起到它应有的作用。

结语

请记住,岗位的职能职责是梳理出来的,而不是制定出来的。制定岗位的职能职责,最终的目的是提高组织效率,而不是成为推卸责任的依据。要想提高组织效率,我们就要从组织结构的设计,部门职能的确定,流程制度的建设抓起,然后再来梳理出各岗位的职能职责,最后不断地优化,不断地精进,才能够让我们的管理处在一个良性的状态。


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