如何简洁有效的开会？高效会议的3个思维、4大支柱、10个要点

如何简洁有效的开会？高效会议的3个思维、4大支柱、10个要点

驻厂咨询 朗欧咨询 2023-08-23

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开会

导读：只要你在一个组织内，就离不开会议。会议的目的有四个：

①内部沟通。

②统一思想。

③解决问题。

④分配任务。

很多企业/管理者不会组织会议，领导心血来潮的召集，大家稀里糊涂的参加，会上不着边际的讨论，最后一头雾水的结束。这样的会议纯属浪费时间！

网上看过一个万达公司会议的小视频，非常令人震撼。上百人的会议，几分钟内全部就位，会议结束后几分钟内又迅速离场。会议前，连摆放矿泉水的位置都用绳子定位校准，一条直线，整齐划一。董事长王健林时间观念跟强，说一个小时就一个小时，时到即止，绝无拖延。

那么，如何组织会议，才能做到简洁高效呢？

01

高效会议的三大核心词

Efficient meetings

1、时间。会议是有时间成本的。要抓住四个方面的时间。

①召开时间

②严格守时

③发言时间

④会议时长。

2、准备。军事上，不打无准备之仗，否则必然失败。管理上，不开无准备之会，否则必然无效。

3、结果。会议的目的是解决问题，所以不能议而不决，所以，必须有决议、有追踪、有结果、有考核。

02

高效会议的“三个零”思维

Three zeros

1、只开会+无决议=0。核心是“议要要决”，会上明确谁来干、什么时间完成。

2、有决议+不执行=0。核心是“决而要行”，责任单位要制定实施计划并落实。

3、有执行+无跟踪=0。核心是“行而要果”，按时间节点跟踪，并验证和反馈结果。

03

高效会议的四个支柱

Four pillars

1、制度。必要时，可以制定会议管理的制度，明确公司会议的类型、频次、纪律和要求。这是基本保障。

2、规则。会议是为了议事，所以要有议事的规则。比如限时、围绕主题、争议解决等等。这是效率保障。

3、闭环。会议决议事项必须按照PDCA循环要求形成闭环。这是结果保障。

4、培训。为了提高会议效率，需对员工进行“会议训练”，比如，如何开会、主持、汇报、记录、跟踪等。这是技能保障。

04

高效会议的10大要点

10 key points

1、提前会议通知。会议一定要提前通知，方式可以是电话、文字、短信、邮件等方式。会议通知要明确时间、地点、人员、主持人、议题、议程、注意事项等要求。

2、确定会议议题。会议就是为了解决问题，所以一定要明确会议的议题。大家都不知道开什么会，到了会议室再开始思考，这样的会议绝对没有效果。

3、明确会议议程。议程，就是会议的流程。谁来汇报、谁来发言、谁来总结都要明确下来。职责明确、流程清楚，大家就不是“听会”，而是“议会”，会议效率会大大提升。

4、准备会议资料。会议之前，一定要将与会议议题有关的背景资料准备好，并发放到有关与会人员。一般与会议通知一起下发。这样，会议才能有的放矢、保证效果。

5、准备情况确认。为保证会议效率，会议组织人员要提前对会议室装备、与会人员进行确认，确保人员按时出席、设备运转正常。如有异常，及时向领导汇报。

6、申明会议纪律。我在国企的时候，有一次生产副总主持会议，一个车间主任迟到，副总马上让他出去罚站十分钟。会议纪律非常重要，这是高效会议的最基本要求。

7、掌握会议节奏。会议为什么开不好？主要是主持人掌握不好会议节奏，让会议偏离了主题。要在明确会议时长，限定发言时间，提醒围绕主题，解决观点冲突等方面下文章。

8、形成会议决议。会议的“癌症”就是议而不决。这是会议主持人需要特别注意的。应根据讨论的结果，最后拍板形成会议决议。明确问题解决的责任、时间和方法。

9、整理会议纪要。会议一定要形成会议纪要，并最晚于会议结束后第二天，经领导审核无误后下发相关参会人员。会议纪要是会议决议事项跟踪检查的依据。

10、决议事项跟踪。为确保会议决定事项落到实处，领导应指定专人（比如秘书）进行跟踪、检查和验证。周期性的会议（如周例会），应通报跟踪结果。