审核策划工作中常见问题及改进对策

审核策划工作中常见问题及改进对策

原创： 秦惠鸣 中国认证认可 今天

审核策划工作是指对申请认证的组织进行审核方案的策划、编制的过程。它包括对前期认证合同评审的确认、申请认证组织提交资料和现状的评审、认证产品范围的界定、专业代码的确定、审核组审核人日的计算以及审核关键过程、关键场所、常设多场所（固定多场所）、临时多场所、虚拟多场所的确定及抽样、一监、二监审核重点的提示等。审核方案的策划，可为下达审核任务书提供依据，是认证合同签订后审核的第一道工序，对认证审核的成败起到决定性的作用。为了提高审核策划的工作质量、降低认证审核的风险，笔者将长期从事认证审核、审核策划和案卷审核过程中发现的审核策划工作中常见问题及处理情况，整理形成“ 审核策划工作中常见问题及改进对策建议”，供同行参考。

一、 前期认证合同评审不充分，申请认证组织提交认证资料不全

这类问题主要有：

1. 申请书认证产品范围、体系涵盖人数填写错误、生产经营地址填写不全等；

2. 认证产品范围应提供安全生产许可证、相关资质证书的未提供；

3. 申请环境管理体系认证未提供环评资料、环评批复资料、三同时验收资料、重要环境因素清单及法规清单等；

4. 申请职业健康安全管理体系认证未提供重大风险危险源清单、消防验收报告、法规清单等；

5. 提交的管理体系文件运行不足3个月；

6. 有常设多场所、临时多场所、虚拟多场所的未提供其清单。

改进对策建议：

1. 由于大多数认证机构认证合同评审、合同签订由市场部负责，而市场部人员对认证知识了解不深，加之市场部关注的重点是合同签订额，容易造成合同评审走形式。因此，建议认证机构把认证合同评审职能划归审核策划部门及人员负责，以便从源头把好认证受理关。

2. 对于不愿意把合同评审职能划归审核策划部门及人员负责的认证机构，要加强对合同人员的认证审核知识、认证受理规则的培训学习，并尽可能选择在企业管理岗位工作过或有审核员经历的同志担任认证合同评审工作。

3. 审核策划人员在进行审核方案策划工作时，应首先对认证合同评审的结果进行再确认，必要时与认证组织认证归口部门进行沟通，补充、完善认证申请资料，并进一步了解、评估认证组织现状。

二、 认证组织认证产品范围描述常见问题

这类问题主要有：

1. 涉及可能需要取得生产许可证、强制性认证的产品而企业实际生产的产品品种不在许可目录范围内、也未取证，但认证产品范围笼统的描述为钢管的制造、阀门的生产、锻钢件的生产、配电控制装置的生产等，涉嫌违规。

2. 对认证产品应该限定范围而未加限定，如：将认证产品范围笼统地描述为船舶的制造、电动机的生产、电器的生产、电子产品的生产等，有的企业甚至把营业执照的范围全都列入申请认证范围。

3. 对认证产品范围描述过于细化、烦琐，如一家船舶舾装件生产企业认证产品范围描述为：船舶防火门、钢门、普通矩形窗、驾驶室矩形窗、舷窗、舷梯、盖、缆桩、通风筒等的生产；又如一家海事测绘中心认证产品范围描述为：海域权属测绘、海岸地形测量、水深测量、水文观测、海洋工程测量、扫海测量、深度基准测量、海图编制、海洋测绘监理；地理信息数据采集、地理信息数据处理、地理信息系统及数据库建设；控制测量（三等以下）、地形测量（1∶500比例尺、30平方公里以下，1∶1000比例尺、50平方公里以下，1∶2000比例尺、80平方公里以下，1∶5000比例尺、100平方公里以下，1∶1万比例尺、200平方公里以下）、市政工程测量（特大城市一般道路、大中等城市主干道路、一般立交桥）、水利工程测量（不得承担特大型水利水电工程）、线路与桥隧测量（300km以下的线路、多孔跨径总长在100m以下的桥梁，4km以下的隧道）；地图编制：电子地图（省级及以下行政区域范围内）、真三维地图（省级及以下行政区域范围内）、其他专用地图（省级及以下行政区域范围内）；互联网地图服务。

改进对策建议：

1. 对上述涉及可能需要取得生产许可证、强制性认证的产品而企业实际生产的产品品种不在许可目录范围内、也未取证，但认证产品范围笼统地描述为钢管的制造、阀门的生产、锻钢件的生产、配电控制装置的生产等的，应具体描述钢管、阀门、锻钢件、配电控制装置的类型并在后面加括号，注明：不含生产许可证、强制认证范围内产品，以消除违规风险。

2. 对上述认证产品应该限定范围而未加限定的，应该在对企业生产现状充分了解、沟通后增加限定范围，如：船长80米及以下钢质船舶建造、42米及以下纤维增强塑料船舶建造等。对于企业申请电器、电子产品等制造的，也应该在对企业生产现状充分了解、沟通后，按照企业目前生产的产品进行具体描述，并明确告诉申请认证组织：认证审核时要根据企业正在生产销售的产品来界定认证产品范围， 而不是根据营业执照或企业规划准备生产的产品来界定。同时，要特别注意界定的产品认证范围是否在本机构认可范围之内、本机构是否有专业审核人员支持。

3. 对上述认证产品范围描述过于细化、烦琐的，应该按照行业的规则进行归类描述，以便合理科学地简化审核的过程和成本，如对船用舾装件企业船舶防火门、钢门、普通矩形窗、驾驶室矩形窗、舷窗、舷梯、盖、缆桩、通风筒等的生产，可以简化描述为：船舶舾装件的生产。另一家海事测绘中心的认证范围与高层沟通后合理简化为：资质等级业务范围内的海洋测绘、地理信息系统工程、互联网地图服务、工程测量及地图编制。

三、 认证产品范围专业代码评定方面的常见问题

这类问题主要有：

1. 把制造类范围产品的专业代码误用为机加工类专业代码，如：曲轴、传动轴、齿轮的制造，评审确定为17.10.02，应为18.01.05。

2. 一阶段审核后认证产品范围变更，专业代码没有跟随变更。如原策划的认证产品范围为装饰板的生产，专业代码评定为06.02.01。一阶段审核后变更为铝蜂窝板的生产，由原来的木质板、纤维板变更为金属板了，专业代码仍为06.02.01。

改进对策建议：

1. 评定认证产品范围专业代码的一个重要原则是要根据最终产品的类别来进行评定，如上述第2个案例的装饰板，属于06大类木材、木制品；变更为铝蜂窝板后就一定要在17大类金属制品中去选择评定了。

2. 评定认证产品范围专业代码不能只按照主要的工艺过程来进行评定，如上述第1案例曲轴、传动轴、齿轮的制造，虽然制造过程存在大量的机加工工艺过程，但也包括锻造、热处理等其他工艺过程。因此，主要还要看认证产品范围如何描述来进行评定，如果认证范围描述为曲轴、传动轴、齿轮的机加工，评定为17.10.02就没有问题了。

3. 审核策划后在后续审核过程中，包括一阶段审核或是二阶段审核过程中，发现认证产品范围需要变更时，审核组长一定要在第一时间通知原审核策划人员进行变更专业代码的重新评定。尤其在二阶段审核过程中，审核策划人员还要考虑现场审核组成员的专业代码是否满足变更后的要求。

四、 认证审核人日计算方面的常见问题

这类问题主要有：

1. 因申请认证组织的人数填报过少，造成审核人日计算不能满足CNAS-CC 105《确定管理体系审核时间》的要求。如有的企业申请资料显示组织机构有8个部门、上百台生产设备，但填报人数只有十几个人；有的船运企业拥有几十艘运输船舶，但填报的人数只有二十多人等。

2. 因申请认证组织漏报常设多场所（固定多场所）、临时多场所和虚拟多场所，造成审核人日计算不能满足CNAS-CC 105《确定管理体系审核时间》的要求。如有的企业有多处生产地址，只填报了一处总部所在地的生产地址；有的企业生产地址与经营、办公地址不在一处，只填报了生产地址；有的建筑施工企业、监理及监造企业漏报或少报在建项目场所（项目部）；有的OEM生产企业漏报在生产分包方场所等。

3. 因上述常设多场所、临时多场所、虚拟多场所不具备抽样条件而采取抽样方式，或是具备抽样条件但因抽样不合理造成审核人日计算不能满足CNAS-CC 105《确定管理体系审核时间》的要求。

4. 由于认证产品范围的Q风险类型、E复杂程度、S风险级别判定错误，把高风险类型、高复杂程度、高风险级别的产品审核人日误选为中、低风险类型、复杂程度、风险级别的产品进行审核人日计算，造成不能满足CNAS-CC 105《确定管理体系审核时间》的要求。

改进对策建议：

1. 审核策划人员应该在认真阅读组织认证申请资料的基础上，与组织的认证归口部门进行沟通，并对申请资料填报人员进行认证知识的科普，让其了解组织人数、体系相关人数和有效人数的区别与联系。如本人在与一家申请质量认证企业沟通时，发现企业填报人员误以为只有质量部的人员属于体系相关人数，从事生产的工人都不属于相关人员。通过有效沟通，取得基本真实的体系相关人数，为正确计算审核人日奠定基础。同时在策划一阶段审核方案时，应提示审核组长对组织人数、体系人数和有效人数进行现场确认，发现遗漏应及时反馈给审核策划人员以采取补救措施。

2. 常设多场所、临时多场所、虚拟多场所是计算审核时间的重要依据。首先，审核策划人员要让认证企业申请填报人员了解常设多场所、临时多场所、虚拟多场所的概念，以便正确填报， 防止遗漏。同时在策划一阶段审核方案时，应提示审核组长对是否有常设多场所、临时多场所、虚拟多场所以及填报是否正确进行核实、确认，发现遗漏应及时反馈审核策划人员以采取补救措施。

3. 审核策划人员应该通过沟通充分了解认证组织常设多场所、临时多场所和虚拟多场所涉及的认证产品范围及其过程和活动，只有具备认证产品范围相同、 相似且服从于组织统一的内审和管理评审的多场所才允许进行抽样。抽样的方式、方法和初审、再认证、监督审核的抽样数量应按照CNAS-CC 11-2018《多场所组织管理体系的审核与认证》的规定执行。

4. 审核策划人员要准确把握认证产品范围的Q风险类型、E复杂程度、S风险级别的规定，严格按照CNAS-CC 105《确定管理体系审核时间》规定的要求选择并计算审核时间，当对某些行业的风险类型、复杂程度无法判定时，应采取就高不就低的原则，以便策划充裕的审核时间，防止风险的发生。

五、 审核策划方案遗漏对轮班、倒班作业的审核策划与提示

改进对策建议：

1. 审核策划人员在核对认证组织填报申请资料时，要详细了解组织的作业过程是否存在轮班、倒班作业的情况。一般情况下，冶炼类企业、铸造类企业、运输类企业、流程性材料生产企业，以及含有油库、动力站、制氧站、污水处理、配电站的企业均有轮班、倒班作业，应对其进行审核的策划和提示。

2. 对于上述存在轮班、倒班作业的组织，审核策划人员应要求认证组织认真填报轮班、倒班作业的班次、人数等信息，并按照轮班、倒班班次和人数进行审核人日的计算，为审核组长编制审核计划提供依据。

来源：《中国认证认可》杂志 2019年第8期