公司公文管理办法

第一章  总  则

第一条  为使XXXXX有限公司（简称“公司”）的公文处理工作进一步规范化、制度化、科学化、标准化，提高办公效率和质量，根据相关规定，结合公司情况，特制定本办法。

第二条  公司公文（包括收文、发文、签报、传真文件等）是管理过程中所形成的具有法定效力的规范体式的公务文书，是传达贯彻上级公司政策要求、发布规章措施、请示和答复问题、安排经营活动、布置和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具。

第三条  公文管理是指公文的收发、审核、用印、归档、销毁等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文管理应坚持实事求是、精简、高效的原则。

第四条  公司安全环保部是公文管理机构，同时负责指导各部门的公文管理工作。

第五条  在公文管理工作中，必须严格执行国家保密方面的法律、法规和公司的有关规定，确保公司商业秘密安全。机密文电要有专人保管和处理，按规定范围传阅、使用。

第二章  公文种类

第六条 公司正式文件为“XXXXX有限公司文件”（下称公司文件）。公司文件常用的种类主要有：

1.决定

适用于对重要事项或重大行动作出安排。

2.规定、办法

“规定”适用于对某项工作或活动作出安排，提出具体管理措施。

“办法”适用于对某项工作或活动制定具体做法和要求。

3.通知

适用于发布规章制度；批转所属单位的公文，转发上级和不相隶属单位的公文；要求办理和需要有关单位周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。

4.通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

5.报告

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。

6.请示

适用于向上级单位请求指示、批准。

7.批复

适用于答复各部门请示事项。

8.函

适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准等。

9.会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

10.意见

适用于对某项工作提出改进措施和建设性意见；答复对方征求某项工作的意见。

11.特殊公文种类

（1）签报

适用于部门向公司领导请示和汇报工作、反映情况、答复询问和对重要事项提出建议及处理办法。签报只在公司本部运转、使用，不得转出。

（2）传真文件

适用于公司向各部门发布重要会议、活动通知及重大节假日值班安排。

（3）工作联络单

适用于公司内部安排工作。

第三章  公文格式

第七条  公文一般由发文单位标识、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文时间、印章、附注、主题词、抄送单位、印制单位、印制日期等部分组成。

（一）发文单位标识由单位全称或规范化简称后加“文件”组成；对一些特定性公文可只标识发文机关全称或规范性简称；联合行文，主办单位应当排列在前。

（二）涉及国家和公司秘密的公文，应当在公文首页右上角标明密级和保密期限，分别为“绝密”、“机密”和“秘密”。其中：“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。

（三）紧急公文，应根据紧急程度，在公文首页右上角分别标明“特急”、“急件”。

（四）发文字号一般包括：单位代字、年份、序号。联合行文只标明主办单位发文字号。公文的发文字号一般标注在发文单位之下，红色反线上方居中；函件的发文字号标注在红色反线下方右侧。

在文件编号时，由主办部门或机构各自按照发文时间顺序从1号开始排列，在编号中注意不使用空号，如01号、001号等。

（五）上行文应在红色反线上方左侧标注字号，右侧注明签发人；平行文和下行文可不注明签发人姓名。“请示”还应当在附注处注明联系人的姓名和联系电话。

（六）公文标题应准确、简要地概括公文的主要内容，并准确标明公文种类，标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

转发文种是通知时，标题为“转发××的通知”，不用“通知的通知”；转发其他文种时，标题中的文种可保留一级，如“转发××意见的通知”。

（七）主送单位指公文的主要受理单位，应当使用全称或规范化简称、统称。

（八）公文如有附件，应在正文之后，成文日期之前注明附件的顺序和名称。

（九）公文除“会议纪要”（以会议纪要名称为文头的）外，一律加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。联合发文的盖章顺序，应与文头单位排列顺序相同。

（十）成文日期，以签发日期为准；联合行文，以最后签发日期为准。会议通过的文件，以通过日期为准。

（十一）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。“附注”的位置在成文日期和印章之下，版记之上。

（十二）公文应当标注主题词。主题词一般不超过五个词汇。作为标记的“主题词”三个字一般用3号黑体字，作为内容的主题词一般用3号小标宋体字，标注位置一般在文件末页下端、抄送单位上方，词汇之间空一格。

（十三）抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。公文抄送机关的确定，不分上级、平级、下级，一律称为“抄送”。 

第八条  文字从左至右横写、横排；用纸应按国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。

标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字。

第四章  行文规则

第九条  应根据各自的隶属关系和职权范围确定行文关系：

（一）公司在职权范围内，可以对公司各部门行文；可以同地方政府各业务主管部门互相行文；可以根据业务需要同合作伙伴互相行文。

（二）公司各部门之间一般不行文。

第十条  行文应当确有必要，注重实效，坚持少而精。可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。

第十一条  一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应抄送越过的单位。

第十二条  公司内部之间对有关问题未协商一致，不得行文。

第十三条  同级单位、合作伙伴可以联合行文。

第十四条  “请示”应一文一事；一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得抄送下级单位；对可行性研究报告、初步设计审核意见等业务性较强的公文，在报请上级或业务主管部门审批的同时，可抄送有关单位。

第十五条  报告中不得夹带请示事项。除领导直接交办的事项外，请示不得直接送领导个人。

第十六条  “意见”可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示性公文的程序和要求办理。所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协凋，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理由和依据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级机关决定。上级机关应当对下级机关报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级机关应遵照执行；无明确要求的，下级机关可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考。

第五章  收文办理

第十七条  收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、审核、拟办、批办、承办、催办、查办等程序。

第十八条  收文办理一般应通过协同办公系统“收文管理”模块进行。对上级单位通过协同办公系统传输的扫描文件或通过邮局投递的纸质文件，均由安全环保部进行审核。审核的重点是：是否应由本单位办理；涉及其他单位职权的事项是否已协商、会签。对不属于本单位职权范围的公文，经安全环保部部长批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

第十九条  公司领导及各部门负责人，在代表公司出席会议、参加公务活动时收到与公司业务有关的文件，要统一交至综合管理部，一般不私自留存或直接办理。

第二十条  对需办理的收文，由文书送安全环保部部长提出拟办意见。其中行政收文批示按分工送经理或副经理阅批。公司领导阅批后，文书按照阅批意见送各部门阅办。

第二十一条  涉及几个部门共同办理的文件，批办文件时应确定主办部门，由主办部门协商有关部门会办。紧急公文，应当明确办理时限。

第二十二条  承办部门收到交办的公文后，应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的应当及时予以说明。对不属于本部门职权范围或不适宜由本部门办理的，应及时退回安全环保部并说明理由。

第二十三条  审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签署“阅”视为同意；没有请示事项的，签署“阅”表示阅知。

第二十四条  除秘密或有特殊要求的文件外，其他文件均通过协同办公系统流转。

第二十五条  对重要的和有时限要求的文件，安全环保部要负责催办。各部门在收到交办公文后，应在2到3个工作日内完成。

第二十六条  凡属公司领导和各部门传阅的文件，由安全环保部组织传阅。各部门要抓紧传阅，重要的可留存备份，但不得积压或横传。对于被积压的文件，安全环保部可视时间情况，在网上强行办毕。

第六章  发文办理

第二十七条  发文办理指以本单位名义制发公文的过程，一般包括草拟、初审、复审、会签、核稿、签发、校对、制作、用印、登记、分发等程序。

第二十八条  发文一般应通过协同办公系统“发文管理”模块运行。特殊情况下，可填写纸质发文卡片送核稿和签发，但文件必须统一用打印件。对于不用计算机打印的公文，安全环保部不予核稿，公司领导不予签发。

草拟公文应做到：

（一）符合国家的法律、法规和方针、政策，符合工作实际情况，符合公司的有关规定。

（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直叙不曲，字词规范，标点准确，篇幅力求简短。

（三）公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。

（四）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引标题，后引发文字号（加括号）。引用外文应当注明中文含义。日期应写明具体的年、月、日。

（五）使用简称时，一般先用全称，并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

（六）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。

（七）必须使用国家法定计量单位。

（八）公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

第二十九条  拟制公文，必须由承办部门主要负责人签注审稿意见；发文内容如涉及公司其他部门业务，应先送会签。会签人须是部门主要负责人，其他人员代签视为无效。为提高办文效率，会签时间不能超过3个工作日。

主办部门和会签部门对行文内容如有分歧，主办部门的主要负责人应出面协调，取得一致意见后方可行文。经协商不能取得一致意见的，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请领导协调或裁定。

第三十条  拟制各类规章、制度、办法、规定等公文需经综合管理部会签。

第三十一条  成立、变更、撤销各种正式机构或非常设机构的公文，须由综合管理部归口主办，并统一编人字发文字号；对于由有关专业部门牵头代拟文稿的，也要按此行文程序办理。

第三十二条  各部门负责人要对文稿进行全面审核，严格把关。公司发文在送领导签发之前，须经安全环保部核稿，起到审核把关作用。对不符合要求的文件应及时退回承办部门（或经办人）修改或重办。

核稿的重点是：

（一）行文的必要性，行文方式是否妥当，是否符合行文规则；

（二）有关部门、单位是否已协商、会签；

（三）提出的要求、办法和措施是否明确具体，切实可行；

（四）公文内容、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。

第三十三条  签发

（一）上报总公司和有关上级单位的公文由经理签发。

（二）涉及机构编制、职能职责变更、人事管理、重大投资、重大经营管理决策等重大事项的下行文，由经理签发。

（三）一般发文按分管范围或由经理授权，由分管领导签发。发文内容如涉及多位领导的分管业务，应送相关领导会签，送经理签发。

（四）向上级有关部门的请示、报告，原则上由分管领导签发，必要时报经理签发。

（五）凡经安全环保部核稿，公司领导签发后的公文，任何部门和个人一律不准擅自改动公文的文字和数字；如确需改动，必须由安全环保部征求领导意见，在原文件上签字认可，否则将追究其责任。

第三十四条  上级单位标明密级的公文，除秘密和注明不准翻印的以外，经公司领导批准，可以翻印，翻印件管理与正式文件相同。翻印时，要注明翻印机关、时间、份数和分发范围。

第三十五条  各部门在起草签报时需要注意签报的范围，涉及下列事项可以签报请示：

（一）部门职责权限之外需要明确的工作；

（二）执行公司有关决定事项过程中需要公司领导明确指示的问题；

（三）比较重要的、需要分管领导审核后提交联席会研究讨论的问题。

下列事项不能以签报请示：

（一）部门职责范围内的工作；

（二）应当直接通过联席会议研究决定的事项；

（三）送签有关文件时，需要向公司领导报告文件起草和办理过程、有关背景、办理依据及办理意见时，应通过办文说明反映，一般不使用签报。

第七章  公文归档

第三十六条  各部门公文办结后，应当根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，送综合管理部统一归档。

第八章  公文的废止、销毁和移交

第三十七条  公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

第三十八条  不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别登记造册后并经综合管理部负责人批准，可以销毁。

第三十九条  销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。

第四十条  机构合并时，全部公文应当随之合并管理。机构撤销时，需要归档的公文整理后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、归还。

第九章  附则

第四十一条  本办法适用于公司各部门。

第四十二条  本办法自印发之日起执行。

第四十三条  本办法由公司安全环保部负责解释。